Contribution de POLLEN Conseil
au Programme d'étude "Gestion des Ressources Humaines Demain"

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Définition : ensemble de personnes chargées d’atteindre un objectif défini sous la conduite d’un animateur

Se réunir pour des atteindre des résultats

Le groupe de travail peut s’inscrire dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet (par exemple : mise en place d’un nouveau produit), d’une démarche particulière (par exemple : démarche qualité, réorganisation) ou tout simplement pour résoudre un problème ponctuel et particulier. Le groupe de travail doit donc travailler de façon collective avec un objectif défini (la finalité) qui pour avoir du sens (être motivant) doit s’inscrire dans un projet d’entreprise.

Le groupe de travail doit aboutir à des résultats : il y a donc des objectifs par réunion et éventuellement un phasage d’un travail en plusieurs réunions avec des objectifs pour chacune et des objectifs finaux, en précisant ce que chacun doit faire entre les réunions.

C’est un travail collectif et les participants ne sont pas membres du groupe par hasard. Ils y sont parce qu’ils apportent une compétence particulière ou parce qu’ils représentent une catégorie de personnel ou encore un service de l’entreprise.

Aussi, chacun doit (pouvoir) apporter sa contribution au travail collectif, dans la préparation de la réunion, en cours de réunion et après la réunion :

• l’ordre du jour est envoyé suffisamment à l’avance pour que chacun puisse s’interroger en quoi chacun des points prévus le concerne et surtout pour que pour chaque point, une personne soit bien en charge de préparer le travail de la prochaine réunion collective ;

• le débat est animé de façon rigoureuse et bienveillante : chacun doit pouvoir s’exprimer, l’écoute de tous les points de vue doit être réelle, les discussions en aparté doivent être évitées, les conflits doivent être traités par ailleurs ;

• le compte-rendu de la réunion doit a minima préciser les participants à la réunion, l’ordre du jour prévu, les objectifs prévus et les résultats obtenus (décisions, réflexions sur les points abordés, programme de la réunion suivante…) ;

• les participants qui représentent une catégorie de personnel ou un service peuvent alors rendre compte éventuellement à leurs mandants.

Le rôle de l’animateur est essentiel, précisément pour faire travailler chacun dans un ordre qui permette l’expression de chacun mais aussi l’atteinte des objectifs définis.

Le groupe de travail en Intranet : le " workshop " (atelier en français)

L’Intranet (ou plus simplement l’usage du courrier électronique) permet d’établir un mode de travail collectif à distance ; des réunions en salle sont néanmoins nécessaires aux moments forts du travail collectif, pour établir un rythme de travail, un tempo, une mobilisation de chacun, une cohésion du groupe, pour faciliter des échanges plus complets (et humains) que l’informatique limite inévitablement.

Workshop en Intranet ou non, le travail via l’informatique est très pratique pour préparer la réunion, commencer les échanges d’information dans la phase préparatoire, communiquer les comptes-rendus et les différents travaux individuels suite à la réunion en vue de la prochaine réunion.